Klantcase

Hoek group investeerde in een GearStation om het aantal pickfouten te verminderen. Dat resulteert in een hogere klanttevredenheid, minder voorraadverschillen en minder werk. IT-manager Marcel van Egmond is enthousiast over het systeem. ‘’Met de GearStation zetten we tijdens het pickproces de puntjes op de i.” De GearStation controleert of de juiste bloem en het aantal bloemen of bossen overeenkomt met de order. Bij eventuele fouten stuurt hij de emmer naar de controlehaven voor correctie.

Hoek group is een familiebedrijf met ruim veertig jaar ervaring in de wereldwijde import en export van bloemen en planten. Het bedrijf liet zes jaar geleden een nieuw pand bouwen om alle activiteiten onder één dak te brengen. Om de efficiëntie en flexibiliteit van de logistiek te vergroten, werd gekozen voor een combinatie van geautomatiseerde en handmatige orderverwerking.

Van Egmond licht toe: “We exporteren naar vijftig landen, dat doen we op winkelniveau. Klanten kunnen in onze webshop bijvoorbeeld twintig bossen tulpen en veertig bossen rozen bestellen, heel fijnmazig dus. We zijn een voorraadhoudend bedrijf met zo’n tweeduizend stapelwagens op voorraad. We kunnen 24/7 voorraad aanbieden op de webshop en ‘s ochtend direct starten met picken. Stel: een klant koopt veertig rode rozen, maar er worden er maar twintig gepickt. Dan constateert de GearStation dat er twintig te weinig zijn gepickt en moeten we dat herstellen voordat de bestelling is ingepakt.”

Hoek group bedient dagelijks zo’n achthonderd klanten, groot en klein. “Als er een pickfout wordt gemaakt, moeten we dat meteen opmerken en oplossen”, zegt Van Egmond. Het bedrijf deed in 2022 een proef met de GearStation en was direct enthousiast over de mogelijkheden van het systeem. “We hebben elf mensen aan de inpaktafels staan. Voor de implementatie waren zij ongeveer 40 procent van hun tijd bezig met randzaken. Nu gaat het pickitem onder de machine door, die valideert of het aantal klopt of niet.” Foutieve picks worden eruit gesorteerd en gaan naar de fouthaven, waar een medewerker de fout kan herstellen. “Het proces is veel constanter geworden, we hebben aanzienlijk minder ruis in de verwerking.”

De implementatie van de GearStation vergde wel de nodige tijd, zegt Van Egmond. “Het apparaat moet worden getraind: het moet bloemen en aantallen herkennen. Met een assortiment van duizenden verschillende bloemen zijn we gestart met de Top 10 producten. In het begin hebben we een tijdlang op de verkeerde manier getraind; dat was een belangrijk leermoment. Onze IT’ers en die van Gearbox hebben intensief samengewerkt om de machine op de juiste manier in te stellen. Daar moet je tijd en energie in steken.”

Volgens de IT-manager wordt de GearStation steeds beter in het valideren.

Mike van Marrewijk (Customer Succes Specialist bij Gearbox) vertelt: ‘’ De Gearbox-applicatie Mission Control maakt het mogelijk om via een eigen klantportaal gericht artikelen per barcode terug te zoeken en feedback te geven. Door middel van de artikelinformatie met bijbehorende afbeelding van het artikel, kunnen foutieve picks of systeemfouten sneller worden opgespoord.’’

‘’Verder zijn we zeer tevreden over de samenwerking; er wordt vanuit Gearbox altijd vlot op onze vragen gereageerd,’’ aldus Van Egmond.

De GearStation helpt Hoek group niet alleen om het aantal pickfouten te verminderen en de klanttevredenheid te verhogen, maar levert ook andere waardevolle inzichten op. “Als een nieuwe picker in het pickgebied structureel pickfouten maakt, zien we dat terug in de data van de GearStation. Dan weten we dat iemand nog niet voldoende is ingewerkt en kunnen we daar gericht actie op ondernemen.” Dat zijn prachtige indicatoren dat het systeem doet wat het moet doen, vindt Van Egmond. “De GearStation is een mooi product dat voor meerdere doeleinden inzetbaar is.”